Retur ke Supplier - Panduan KasGo F&B

Barang datang rusak, jumlahnya tidak sesuai nota, atau salah kirim. Retur ke Supplier mengembalikannya — dan sekaligus membetulkan tiga hal yang menempel padanya: stok, sisa batch, dan hutang ke suppliernya.

A. Retur Selalu Menempel pada Penerimaan

Halaman Retur Supplier kosong dengan keterangan Untuk meretur barang, buka Purchase Order, pilih penerimaan, lalu tombol Koreksi/Retur — Daftar **Retur Supplier** — hanya berisi riwayat, bukan tempat membuat retur.

Retur tidak dibuat dari nol. Ia selalu mengacu pada satu penerimaan barang tertentu, karena dari situlah aplikasi tahu berapa yang boleh dikembalikan, dengan harga berapa, dan dari batch mana stoknya harus dipotong.

Daftar Retur Supplier (ikon di kanan atas layar Pembelian) hanya untuk melihat riwayat. Untuk membuat retur, jalurnya lewat Purchase Order.

B. Langkah Meretur

Detail Purchase Order — kartu ringkasan PO, Item Pesanan, dan Riwayat Penerimaan berisi satu penerimaan dengan tombol merah Koreksi / Batal Penerimaan — Tombol **Koreksi / Batal Penerimaan** ada di kartu penerimaannya.

Dari Beranda, buka Pembelian.

Pilih PO yang barangnya mau diretur.

Turun ke Riwayat Penerimaan, lalu ketuk Koreksi / Batal Penerimaan pada penerimaan yang bersangkutan.

Isi formnya, lalu ketuk Proses Retur.

C. Isian Formnya

Form Koreksi / Retur Penerimaan — nomor penerimaan, item dengan Diterima 33 dan Tersedia 32, kolom Qty Retur dengan keterangan Maks 32 at Rp2.000, Alasan Retur, Catatan Opsional, Total Retur dan tombol Proses Retur — Tiap barisnya memberi tahu batas maksimal yang masih boleh diretur.

ISIAN	KETERANGAN
Qty Retur	Jumlah yang dikembalikan, dalam satuan yang sama seperti saat membelinya. Batasnya tertulis di bawah kolom (“Maks N”).
Alasan Retur	Contoh: salah input qty, barang rusak, tidak sesuai pesanan. Ini yang Anda baca lagi berbulan-bulan kemudian.
Catatan (Opsional)	Keterangan tambahan bila perlu.

Total Retur di bawah menghitung sendiri dari qty dikali harga beli pada nota penerimaannya — bukan harga beli terbaru — sehingga nilainya cocok dengan nota aslinya.

D. Memahami Angka “Maks”

Batas retur bukan sekadar jumlah yang diterima. Ia dihitung sebagai jumlah diterima dikurangi yang sudah pernah diretur, dan juga dibatasi sisa stok batch yang bersangkutan.

Diterima 33, satu sudah terjual, belum pernah diretur → Maks 32.
Sudah pernah diretur 10 dari 33 → batas berikutnya tinggal sisanya, sehingga satu nota tidak bisa diretur dua kali penuh.

Pagar ini bekerja di dalam aplikasi, bukan hanya di tampilan. Dua ketukan cepat atau dua HP yang meretur nota yang sama tetap tidak bisa melewatinya.

E. Apa yang Berubah Setelah Retur

YANG BERUBAH	BAGAIMANA
Stok produk / bahan	Berkurang sebanyak barang yang dikembalikan.
Sisa batch	Batch asal penerimaannya ikut dipotong, sehingga FIFO tetap benar.
Riwayat Stok	Tercatat sebagai “Retur ke Supplier <nomor>”, lengkap dengan satuan belinya.
Hutang supplier	Berkurang senilai barang yang diretur, kalau notanya memang berhutang.
Detail PO	Kartu penerimaannya menampilkan nilai “Retur”, jadi statusnya terbaca tanpa membuka daftar retur.

Satuan grosir dikonversi otomatis. Kalau Anda membeli per dus berisi 24, meretur 1 dus akan memotong 24 pcs dari stok — bukan 1. Catatan di Riwayat Stok menuliskan keduanya (misalnya “-24 (1 DUS × 24)”) supaya angkanya tidak membingungkan.

F. Tips

Retur sebelum barangnya terjual — Sesudah sebagian terjual, batas returnya ikut turun — dan stok yang sudah keluar tidak bisa ditarik kembali dari nota itu.

Tulis alasan yang spesifik — “Barang rusak” saja tidak cukup saat Anda menagih ganti ke supplier. Sebutkan apanya.

Periksa Dibayar setelah retur — Pada nota berhutang, angka Dibayar hanya berisi uang yang benar-benar keluar; nilai returnya ditampilkan terpisah sebagai baris “Retur”.

Untuk koreksi salah input, retur juga jalannya — Salah mengetik jumlah saat terima barang dibetulkan lewat pintu yang sama — namanya memang Koreksi / Batal Penerimaan.