Pre-Order dipakai untuk pesanan customer yang akan diambil atau dikerjakan di kemudian hari. Ia cocok untuk resto dan kafe yang menerima order catering, nasi kotak untuk event, kue ulang tahun, atau bento order H+1.
Penting: menu Pre-Order di beranda hanya untuk memonitor dan melanjutkannya ke Kasir — tidak ada tombol (+) untuk membuat pre-order langsung. Pre-Ordernya dibuat lewat menu Kasir, dengan opsi Simpan Pesanan.
A. Halaman Pre-Order
Layout halamannya:
Stat card — Total, Menunggu, dan Belum Bayar berupa nominal yang outstanding.
Search bar — Mencari berdasarkan nama pelanggan, atau nomor pesanannya.
Filter tab — Semua, Menunggu, Selesai, dan Dibatalkan.
B. Buat Pre-Order (dari Kasir)
01
Dari Beranda, ketuk menu Kasir.
02
Pilih menu yang dipesan customer, lalu tambahkan ke keranjang.
03
Alih-alih mengetuk Bayar, ketuk opsi Simpan Pesanan — atau ikon Save di Kasir.
04
Form Simpan Pesanan terbuka.
- Pilih Pelanggan — pilih yang ada, atau tambahkan pelanggan baru. Untuk PO Lunas, mengisi nama saja sudah cukup.
- Tipe Pesanan — Pre-Order, atau pilih Take-Away maupun Dine-in kalau ia aktif.
- Tanggal & Jam Ambil atau Selesai — kapan customer akan mengambilnya; ini penting untuk catering dan kue ulang tahun.
- Catatan Pesanan — penting untuk detailnya, misalnya “Kue ulang tahun nama Andi, ukuran 22cm, rasa coklat”.
05
Ketuk Simpan.
Layar Save Order Success menampilkan ringkasan pesanannya, beserta nomor pesanan yang unik. Pesanannya masuk ke daftar Pre-Order, dengan status Menunggu.
C. Lanjutkan Pesanan (Bayar atau Ambil)
01
Customer datang untuk mengambil pesanannya. Buka Pre-Order, lalu cari pesanannya — lewat pencarian nama, atau filter Menunggu.
02
Ketuk pesanannya untuk membuka detailnya.
03
Detailnya menampilkan item-itemnya, totalnya, dan catatannya. Ketuk Lanjutkan ke Kasir.
04
Layar Kasir terbuka dengan item pesanannya sudah ada di keranjang. Ia bisa diedit — misalnya menambah item, kalau customer juga membeli yang lain.
05
Ketuk Bayar.
06
Konfirmasi pembayarannya seperti transaksi biasa.
07
Setelah Proses Pembayaran, status pesanannya berubah menjadi Selesai.
C2. Opsi Pembayaran Pre-Order
Pre-Order tidak harus menunggu lunas di akhir. Saat menyimpannya, kartu PESANAN PO di layar pembayaran menawarkan tiga opsi:
| OPSI | ARTINYA | SYARAT PELANGGAN |
|---|---|---|
| Lunas | Dibayar penuh di muka. Tidak ada sisa tagihan. | Cukup nama — pelanggan walk-in boleh. |
| DP | Bayar sebagian sekarang, sisanya saat pengambilan. | Wajib pelanggan terdaftar. |
| Nanti | Belum bayar sama sekali; seluruhnya ditagih saat pengambilan. | Wajib pelanggan terdaftar. |
Kenapa DP dan Nanti wajib pelanggan terdaftar: keduanya meninggalkan sisa tagihan. Tanpa data pelanggan, sisa itu tidak bisa dilacak di menu Pelanggan maupun di laporan piutang. Lunas tidak meninggalkan tagihan apa pun, jadi nama saja sudah cukup.
Isian pendukungnya:
- Tanggal Pengambilan — ada pintasan Hari Ini, Besok, dan Lusa supaya tidak perlu membuka kalender untuk kasus yang paling sering.
- Jumlah DP — dengan pintasan 25%, 50%, dan 75% dari total pesanan. Sisa Bayar dihitung otomatis di bawahnya.
- Uang Diterima (opsional) — hanya untuk pembayaran tunai. Kalau diisi, Kembalian dihitung aplikasi dan ikut tercetak di struk pesanan. Kosongkan kalau uangnya pas.
- Metode Pembayaran — untuk DP maupun Lunas.
Kembalian DP bersifat informasi saja dan tidak menggeser kas. Yang tercatat masuk ke kas shift tetap nominal DP-nya. Sebelum ada kolom ini, kasir menghitung kembalian DP di kepala tanpa jejak — dan salah hitungnya baru terasa sebagai selisih misterius saat tutup shift.
D. Use Case F&B
Kue Ulang Tahun — Customer memesan kue 22cm dengan rasa yang spesifik. Catat ia di Pre-Order beserta tanggal ambilnya — misalnya besok jam 14:00. Bagian dapur lalu mendapat list pre-ordernya untuk disiapkan.
Nasi Kotak atau Catering — Customer memesan 50 nasi kotak untuk meeting kantor. Catat ia di Pre-Order, lalu pilih opsi DP dan tekan pintasan 50%. Sisanya ditagih otomatis saat pesanannya diambil.
Order lewat WhatsApp — Customer chat WA: “Pesen 5 nasi goreng besok jam 12, untuk dijemput.” Catat ia di Pre-Order, lalu follow-up di H-1 untuk mengkonfirmasinya.
E. Tips Pre-Order F&B
Selalu pilih pelanggannya — Pesanan yang anonim susah dilacak — pakailah nama beserta nomor HP-nya saat menginput pelanggan.
Tulis catatan yang detail untuk pesanan kustom — Order kue dengan rasa spesifik, topping tertentu, atau tanpa MSG — catat ia lengkap di catatan pesanannya. Dapur membaca catatan itu saat menyiapkannya.
Konfirmasi di H-1 — Kirim WA reminder sehari sebelum jadwal ambilnya, dan konfirmasi sekali lagi bahwa pesanannya masih berjalan.
Pre-Order untuk bahan yang kustom — Kalau bahan bakunya butuh order khusus — misalnya kue dengan dekorasi figur — mintalah DP minimal 50% di awal lewat opsi DP. Sisa tagihannya otomatis terlacak di menu Pelanggan dan laporan piutang, jadi tidak ada lagi catatan manual yang bisa hilang.
Bedanya dengan Reservasi — Pre-Order adalah pesanan produk yang akan diambil nanti. Reservasi adalah booking meja untuk datang ke resto. Fungsinya berbeda sama sekali.
Review tab Dibatalkan sebulan sekali — Identifikasi customer yang sering membatalkan, lalu pertimbangkan mewajibkan DP untuk customer itu.