Shift adalah periode kerja kasir: ia dimulai dengan Buka Kasir — menyetel Kas Awal — dan diakhiri dengan Tutup Kasir, yang menginput Uang Aktual. Semua transaksi tunai dan pengeluaran tunai selama shiftnya aktif terhubung ke shift itu, untuk men-track kasnya dan mendeteksi selisihnya.
Role Kasir wajib membuka shift sebelum ia bisa bertransaksi. Role Owner tidak wajib bershift dan bisa langsung bertransaksi — tetapi ia tetap bisa membuka shift, kalau ia juga merangkap sebagai kasir.
A. Status Shift di Home
Card status shift di home berubah penampilannya, tergantung kondisinya.
Belum Buka Shift — card ungu bertuliskan “Tap untuk mulai shift / Buka Kasir”.
Shift Aktif — card hijau dengan label Shift Aktif, durasinya dalam jam dan menit, Kas Awalnya, dan hint “Tap untuk tutup kasir”.
Saat shiftnya aktif, muncul juga card teal Uang di Kasir Sekarang — preview real-time saldo yang seharusnya ada di lacinya.
Card “Uang di Kasir Sekarang” memakai formula: Kas Awal ditambah Penjualan Tunai dikurangi Pengeluaran Tunai. Ia hanya muncul saat ada shift yang aktif, dan berguna bagi owner untuk memonitor cash flow secara real-time, tanpa menunggu shiftnya ditutup.
B. Buka Kasir (Open Shift)
01
Di home, ketuk card ungu Tap untuk mulai shift / Buka Kasir.
02
Halaman Buka Kasir terbuka; info Kasir dan Tanggalnya terisi otomatis.
03
Input Kas Awal-nya, yang wajib.
- Hitung fisik uang tunai yang ada di lacinya saat itu.
- Ia menjadi baseline untuk menghitung selisih alias variance-nya saat shiftnya ditutup.
04
Input Catatan Pembukaan-nya, yang opsional.
05
Ketuk tombol biru Buka Kasir.
06
Status di home berubah menjadi Shift Aktif, dengan card hijau.
Tips: untuk printer yang mendukung cash drawer, ada opsi untuk membuka laci kasnya otomatis saat shiftnya dibuka; aktifkan ia di Pengaturan Struk.
C. Tutup Kasir (Close Shift)
01
Dari home, ketuk card hijau Shift Aktif, atau tombol Tutup Kasirnya.
02
Halaman Tutup Kasir menampilkan ringkasannya.
- Card berisi info Shift Dibuka, Durasinya, dan Kasirnya.
- Kas Awal — modal yang Anda input saat shiftnya dibuka.
- Penjualan Hari Ini — Total Transaksinya, breakdown per metodenya seperti Cash, dan Total Penjualannya.
03
Di card Hitung Fisik Uang, hitung uang tunai fisik di lacinya, lalu input ia ke field Jumlah Uang Aktual (Rp).
04
Opsional: isi Catatan Penutupan, maksimal 500 karakter.
05
Scroll ke bawah, lalu ketuk Tutup Kasir.
Keamanannya: angka “seharusnya” tidak ditampilkan ke Kasir. Saat menutup kasir, halamannya tidak menampilkan saldo yang seharusnya kepada Kasir — supaya Kasirnya tidak menyesuaikan input Uang Aktualnya agar variance-nya menjadi 0. Kasir wajib menghitungnya dengan jujur. Variance-nya baru terlihat setelah ia di-submit, dan hanya bisa diakses Owner lewat Laporan → Riwayat Shift.
D. Laporan Riwayat Shift (untuk Owner)
Owner membukanya lewat Laporan → Riwayat Shift, untuk memonitor performa dan integritas kasnya. Headernya berjudul “Laporan Riwayat Shift”, dengan tombol refresh dan export Excel.
Filter dan ringkasannya:
Pilih Periode lewat chip: Hari Ini, Kemarin, 7 Hari, 30 Hari, Bulan Ini, Bulan Lalu, atau Custom.
Filter Kasir lewat dropdown “Semua Kasir”, atau pilih per kasirnya.
4 KPI card: Total Shift, Transaksi, Penjualan, dan Variance rata-ratanya.
Daftar shiftnya beserta badge: KURANG, LEBIH, atau PAS.
E. Detail Shift (Melihat Variance)
Ketuk card shiftnya di Laporan Riwayat Shift untuk masuk ke halaman Detail Shift. Hanya di sinilah Owner bisa melihat Hitungan Sistem beserta Selisih (Variance)-nya.
Isi halaman Detail Shiftnya:
01
Banner status: Shift Ditutup, atau Aktif.
02
Card Info: Kasirnya, waktu Dibuka, waktu Ditutup, dan Durasinya.
03
Kas Awal-nya.
04
Penjualan Hari Ini — Total Transaksinya, beserta breakdown per metodenya.
05
Pengeluaran — total pengeluaran tunai selama shiftnya.
06
Hitungan Sistem, dengan formula yang transparan: Kas Awal, ditambah Penjualan Tunai, dikurangi Pengeluaran Cash, sama dengan Seharusnya.
07
Uang Aktual (Dihitung) — yang diinput Kasir saat ia menutupnya.
08
Selisih (Variance): Uang Aktualnya dibanding yang Seharusnya, dengan label KURANG, LEBIH, atau PAS.
09
Hint deskriptifnya: “Uang di laci kurang Rp X dari hitungan sistem”.
10
Tombol aksinya: Cetak Laporan yang membuka pilihan tiga jenis cetakan (lihat bagian di bawah); Kirim ke Owner untuk membagikan laporannya lewat WhatsApp atau email; Recalculate untuk menghitungnya ulang kalau ada penyesuaian transaksi; dan Kembali ke Home.
E2. Tiga Jenis Cetakan dari Detail Shift
Tombol Cetak Laporan menawarkan tiga cetakan yang menjawab pertanyaan berbeda. Pilihan yang tidak ada isinya disembunyikan, bukan diabu-abukan.
| CETAKAN | MENJAWAB |
|---|---|
| Laporan Shift | Berapa uang yang seharusnya ada di laci, dan berapa selisihnya. |
| Produk Terjual | Apa saja yang keluar selama shift, beserta add-on yang menempel. Sengaja tanpa harga modal dan laba — kertasnya keluar dari laci dan bisa dipegang siapa saja. |
| Bahan Terpakai | Bahan baku apa yang habis selama shift. Khas F&B, berguna untuk cek stok dapur sebelum tutup. |
Bahan Terpakai dihitung dari rentang waktu shiftnya, dan hanya terisi untuk toko yang memakai resep. Shift yang masih terbuka dihitung sampai saat ini. Laporan ini juga ikut sebagai sheet tersendiri di file Excel laporan shift untuk Pemilik.
F. Cara Memahami Variance
Variance atau Selisih adalah Uang Aktual dikurangi Hitungan Sistem, yaitu yang Seharusnya.
PAS (VARIANCE = 0)
Sempurna — semuanya cocok. Kasirnya jujur dan teliti.
LEBIH (VARIANCE > 0)
Uang fisiknya lebih banyak daripada Hitungan Sistemnya. Kemungkinannya: customer membayar cash lebih dan tidak meminta kembaliannya, alias tip; atau transaksinya salah diinput, dengan qty atau harga yang lebih rendah dari yang ia bayarkan.
KURANG (VARIANCE < 0)
Uang fisiknya kurang. Kemungkinannya: kasir salah menghitung kembalian sehingga ia berlebihan; transaksinya salah diinput dengan qty atau harga yang lebih tinggi; atau yang terburuk — pencurian atau kebocoran kas.
Tindak lanjutnya:
Pola variance yang konsisten KURANG pada satu Kasir sebaiknya diinvestigasi — tanyakan padanya, dan kalau perlu cross-check histori transaksinya.
Variance yang sangat besar — misalnya lebih dari Rp 100.000 — sebaiknya ditelusuri lewat histori transaksi shift itu, item per item.
Pakai Recalculate kalau ada transaksi yang baru di-update setelah shiftnya ditutup.
Setelah direview, kirim laporannya ke Owner lewat Kirim ke Owner, sebagai dokumentasi.
Best practice: toleransi variance sebesar Rp 5.000–10.000 masih wajar — ia berasal dari pembulatan kembalian, tip yang kecil, dan pengeluaran kecil yang tidak tercatat. Lebih dari itu, selalu investigasi. Dan selalu tanyakan dulu ke Kasirnya sebelum Anda menuduh — ia bisa jadi hanya misalignment data, bukan kesalahan staffnya.