Piutang & Jatuh Tempo - Panduan KasGo Cell

Piutang berarti customer sudah mengambil produk atau jasanya, tetapi belum membayar. Untuk konter, ini umum terjadi: karyawan kantor membeli pulsa dan “bayar akhir bulan”, atau ketua RT meminta cicilan PBB dibayar sambil menunggu pencairan. KasGo Cell mengelola piutangnya lewat 2 layar: Piutang Pelanggan, yang berisi saldo total per customer, dan Piutang Jatuh Tempo, untuk follow-up tagihannya.

A. Syarat: Pelanggan Harus Punya Limit Kredit

Dialog Error: “Customer belum diset limit kredit. Silakan set limit kredit di data pelanggan (minimal Rp 1).” — Pesan ini muncul kalau limit kreditnya belum diisi — transaksinya ditolak, bukan tersimpan diam-diam.

Piutang tidak bisa dicatat untuk pelanggan yang belum diberi Limit Kredit. Ini pagar yang disengaja: pemilik menentukan lebih dulu siapa yang boleh berhutang dan sampai berapa.

Buka Pelanggan → Daftar Pelanggan, pilih pelanggannya, ketuk ikon pensil.

Isi Limit Kredit — batas hutang tertinggi yang Anda izinkan. Minimal Rp 1; isi sesuai kepercayaan Anda ke pelanggan itu.

Simpan. Sekarang pelanggan itu bisa dilayani dengan piutang.

Pelanggan walk-in — yang hanya diisi namanya di kasir — tidak bisa berhutang sama sekali, karena sisa tagihannya tidak punya tempat untuk dilacak.

B. Cara Mencatat Piutang (Saat Transaksi)

Bagian TIPE PEMBAYARAN di layar Konfirmasi Pembayaran dengan tiga pilihan: Bayar Penuh, Bayar Sebagian, dan Hutang Penuh — Bagian ini hanya muncul setelah pelanggan dipilih — walk-in tidak menampilkannya.

Hutang Penuh terpilih, muncul keterangan “Seluruh transaksi menjadi piutang pelanggan”, kolom Jatuh Tempo (Opsional), dan pintasan 7 Hari / 14 Hari / 30 Hari — Jatuh tempo bisa diisi sekali ketuk lewat pintasan 7 / 14 / 30 hari.

Tiga pilihan di Tipe Pembayaran: Bayar Penuh (lunas sekarang), Bayar Sebagian (bayar sebagian, sisanya jadi piutang), dan Hutang Penuh (seluruhnya jadi piutang). Isi Jatuh Tempo supaya tagihannya muncul di layar Piutang Jatuh Tempo saat waktunya tiba.

C. Jalur Lama (ringkasan)

Buka Kasir, pilih produknya seperti biasa, lalu masukkan ke keranjang.

Ketuk Bayar.

Di layar Konfirmasi Pembayaran, pada bagian Metode Pembayaran, buka dropdownnya lalu pilih Piutang.

Field tambahannya muncul.

Pilih Pelanggan — wajib; cari dari databasenya, atau tambahkan pelanggan baru on-the-fly.
Tanggal Jatuh Tempo — pilih dari kalendernya; misalnya tanggal gajian customer, yaitu 25 atau 30, atau 7 hari dari sekarang.
Opsional: Catatan Piutang — misalnya “Pulsa untuk istri, bayar bareng tagihan listrik”.

Ketuk Proses Pembayaran.

Transaksinya tercatat, dan saldo piutang pelanggannya bertambah sebesar Total transaksinya.

Untuk produk Digital dengan Efek Kas Berkurang seperti pulsa, saldo kas sumbernya — yaitu Deposit Pulsa — tetap berkurang seperti biasa. Yang “belum terbayar” adalah Total transaksi ke kas tunainya, dan itulah yang tercatat sebagai piutang.

D. Layar Piutang Pelanggan

Menu Pelanggan: Daftar Pelanggan, Piutang Pelanggan, Piutang Jatuh Tempo, dan Import Pelanggan Masal — Point Pelanggan hanya muncul di sini kalau fitur Poin Loyalty dinyalakan.

Aksesnya: Pelanggan → Piutang Pelanggan. List ini menampilkan semua customer yang punya saldo piutang aktif, yaitu lebih dari 0.

Setiap barisnya menampilkan:

Nama pelanggan beserta nomor HP-nya.

Total saldo piutangnya — akumulasi dari semua transaksi piutang yang belum lunas.

Jumlah transaksi piutang yang aktif.

Indikator jatuh tempo terdekat: kuning bila ia mendekat, merah bila sudah lewat.

Ketuk salah satu pelanggannya untuk melihat detail piutang per transaksi — tanggalnya, nominalnya, jatuh temponya, dan statusnya.

E. Pelunasan Piutang

Saat customer membayar, baik sebagian maupun penuh, catat pelunasannya supaya saldo piutangnya berkurang.

Buka Piutang Pelanggan, lalu ketuk pelanggan yang membayar.

Lihat list transaksi piutang aktifnya, lalu ketuk Bayar Piutang — atau Pelunasan.

Form pelunasannya terbuka.

Nominal Pembayaran — input jumlah yang diterima; ia bisa kurang dari total piutangnya, sebagai pelunasan parsial.
Metode Pembayaran — pilih Cash, Transfer Bank, atau E-Wallet; kas tujuannya akan bertambah.
Opsional: Alokasi per transaksi — kalau ada beberapa piutang dan customer membayarnya secara parsial, pilih transaksi mana yang dilunasi lebih dulu.
Opsional: catatannya.

Ketuk Simpan Pelunasan.

Saldo piutang pelanggannya berkurang, saldo kas tujuannya bertambah, dan riwayat pelunasannya tersimpan untuk audit.

F. Piutang Jatuh Tempo

Aksesnya: Pelanggan → Piutang Jatuh Tempo. List ini fokus pada piutang yang perlu segera ditagih, dan biasanya diurutkan begini.

Yang sudah lewat tanggal jatuh temponya, alias overdue.

Yang jatuh tempo hari ini.

Yang jatuh tempo dalam beberapa hari ke depan, alias mendekati.

Setiap barisnya menampilkan nama, nomor HP, nominal piutangnya, tanggal jatuh temponya, dan badge statusnya: Overdue, Hari Ini, Besok, atau Minggu Ini.

Aksi yang umumnya disediakan:

Kirim Reminder WA — Ia membuat draft pesan WhatsApp ke nomor HP pelanggannya, berisi pengingat tagihan, nominal, dan jatuh temponya. Anda tinggal mereviewnya lalu mengirim.

Catat Pelunasan — Kalau customer langsung membayar setelah ditagih, inputkan langsung dari sini.

Perpanjang Jatuh Tempo — Kalau customer meminta penundaan, geser tanggal jatuh temponya.

G. Best Practice Manajemen Piutang

Set kebijakan piutang yang jelas — Misalnya maksimal Rp 100rb per customer, dengan jatuh tempo 7 hari. Customer yang melewatinya ditolak untuk piutang baru sampai ia melunasinya.

Selalu set Jatuh Tempo — Jangan dikosongkan — tanpa tanggal, piutangnya akan terlupakan.

Catat nomor HP customer yang berpiutang — Ia wajib untuk follow-up. Customer tanpa nomor HP berarti risiko yang tinggi.

Cek Piutang Jatuh Tempo setiap pagi — Saat membuka shift, ceklah ia dulu. Kalau ada yang overdue, langsung kirim remindernya.

Jangan melayani piutang untuk customer baru yang belum dikenal — Risiko ia menghilang tinggi. Mulailah dengan limit yang kecil, misalnya Rp 50rb, sampai customer-nya terbukti reliable.

Rekonsiliasi mingguan — Buka Laporan, filter Penjualan dengan metode Piutang, lalu total piutangnya harus cocok dengan Total Saldo Piutang di menu Pelanggan.

Backup data sesering mungkin — Terutama setelah banyak transaksi piutang. Data piutang yang hilang sulit direkonstruksi.