Purchase Order & Terima Barang - Panduan KasGo Craft

Purchase Order (PO) mencatat pembelian dari supplier — barang jadi maupun bahan baku. Stok baru bertambah saat barang diterima, lengkap dengan harga modal per batch, dan sisa pembayaran otomatis menjadi hutang ke supplier. Contoh di halaman ini: Bloomy Bucket memesan boneka, lampu, buket snack, dan buket artificial ke Grosir Kado Ceria.

Buka lewat Beranda → Pembelian. Bahan baku (mawar, kertas, pita) juga bisa dipesan lewat PO — lihat bagian F.

A. Daftar Purchase Order

Halaman Purchase Order kosong dengan tab Semua, Pending, Partial, Selesai, Batal dan tombol + — Tab status: Pending (belum diterima), Partial (baru sebagian), Selesai, Batal.

B. Buat PO

Form Buat Purchase Order: jenis Beli Putus, Pilih Supplier, Item Pesanan dengan tombol Tambah Item, total Rp0, tombol Simpan Draft dan Submit PO — Beli Putus: barang jadi milik toko saat diterima.

Lembar Pilih Supplier berisi Grosir Kado Ceria, Kebun Bunga Bandungan, Toko Wrapping Jaya, dan pilihan Tambah Supplier Baru — Pilih supplier, atau tambah supplier baru langsung dari sini.

Lembar harga beli dan jumlah untuk Boneka Wisuda 20 cm: HPP Rp22.000, stok 0 pcs, Harga Beli per pcs Rp22.000, Jumlah 20, Subtotal — Harga beli terisi dari data produk; ubah bila harga supplier berbeda.

Lembar untuk Buket Artificial Mawar dengan pilihan Varian, Harga Beli Rp60.000, dan Jumlah 5 — Produk bervarian: pilih variannya dulu, satu baris per varian.

Form PO berisi 6 item dari Grosir Kado Ceria: Boneka Wisuda 20 × Rp22.000, Buket Snack Coklat 10 × Rp55.000, Lampu Tumblr LED 30 × Rp6.000, dan Buket Artificial Mawar Putih, Merah, Pink masing-masing 5 × Rp60.000, Total Rp2.070.000 — PO siap dikirim — total Rp2.070.000.

Ketuk +, lalu Pilih Supplier.

Ketuk Tambah Item. Di daftar produk, ketuk sebuah produk, isi Harga Beli dan Jumlah, lalu Tambah Item. Daftar tetap terbuka supaya Anda bisa memilih produk berikutnya.

Untuk produk bervarian, ketuk produknya lagi untuk setiap varian (Merah, Pink, Putih).

Ketuk tombol bawah Tambah N Item untuk kembali ke form.

Periksa total, lalu ketuk Submit PO. Simpan Draft menyimpan PO tanpa mengirimnya.

Lembar item Mawar Merah Satuan: Satuan ikat (10 tangkai), Harga Beli per ikat Rp45.000, Jumlah 10 ikat, keterangan 10 ikat = 100 tangkai, Subtotal Rp450.000 — Produk satuan grosir bisa dibeli per ikat — stok tetap bertambah dalam tangkai.

Untuk produk dengan satuan grosir, pilih Satuan di lembar item. Contoh: 10 ikat mawar dari Kebun Bunga Bandungan @ Rp45.000 = Rp450.000; setelah diterima, stok Mawar Merah Satuan bertambah 100 tangkai.

Jangan memasukkan produk ber-RESEP (buket yang dirangkai sendiri) ke PO. Stok produk resep selalu dihitung dari bahan bakunya — yang dibeli adalah bahannya, lewat tab Bahan Baku (bagian F).

C. Terima Barang

Detail PO-0001: status Menunggu Penerimaan, garis waktu Dibuat–Diproses–Selesai, supplier Grosir Kado Ceria, 6 item pesanan, dan tombol Terima Barang — PO berstatus Pending sampai barang diterima.

Halaman Terima Barang: tombol Terima Semua dan Reset, lalu per item jumlah diterima, Harga Modal, Harga Jual, No. Batch, Expired, subtotal dan margin — Jumlah terisi penuh; ubah bila barang datang kurang. Harga jual bisa diperbarui sekaligus.

Buka PO dari daftar, ketuk Terima Barang.

Cocokkan jumlah dengan barang yang datang. Bila kurang, ubah angkanya — PO akan berstatus Partial dan sisanya bisa diterima nanti.

Bila perlu, perbarui Harga Modal / Harga Jual, isi No. Batch dan tanggal Expired (misalnya untuk buket snack coklat). Baris berlabel BAHAN BAKU cukup diisi jumlah dan Harga Modal.

Ketuk Lanjut ke Pembayaran.

Pertanyaan Ada ongkir atau biaya lain? dengan pilihan Ada, catat dulu dan Tidak ada, lanjut — Ongkir dan biaya nota dibagi ke harga modal barang supaya HPP akurat.

D. Pembayaran ke Supplier

Lembar Pembayaran: pilihan Lunas, Sebagian, Hutang; Sebagian terpilih, Jumlah Dibayar Rp1.000.000, Sisa hutang Rp1.070.000, Bayar dengan Transfer Bank, Sumber Dana Di Luar Laci — Bayar sebagian sekarang; sisanya otomatis tercatat sebagai hutang.

LunasDibayar penuh saat barang diterima.

SebagianBayar sebagian (uang muka); sisanya menjadi hutang supplier.

HutangBelum dibayar sama sekali — dibayar nanti dari halaman Supplier.

Bayar dengan — Cash atau Transfer Bank.

Sumber Dana — Laci Kasir memotong uang di laci shift yang sedang buka; Di Luar Laci untuk uang dari rekening atau dompet pemilik.

Lembar Periksa Sekali Lagi: Terima penuh, 6 produk, 75 unit, Total tagihan Rp2.070.000, Dibayar sekarang Rp1.000.000, Sisa hutang Rp1.070.000, tombol Terima Penuh — Ringkasan terakhir sebelum stok dan pembayaran dicatat permanen.

Tekan Terima Penuh sekali saja. Setelah ditekan, tombolnya nonaktif supaya stok tidak tercatat dua kali.

E. Hasilnya

Detail PO-0001 berstatus Barang Diterima / Selesai, setiap item bertanda Diterima 20/20, 10/10, 30/30, 5/5 — PO selesai — setiap baris menunjukkan jumlah yang diterima.

Daftar supplier: Grosir Kado Ceria 1 PO dengan Hutang Rp1.070.000, tab Punya Hutang berisi 1 — Sisa pembayaran muncul sebagai hutang di kartu supplier.

STOK BERTAMBAH

Boneka Wisuda 20, Lampu Tumblr LED 30, Buket Snack Coklat 10, Buket Artificial Mawar 15 (5 per warna).

HUTANG SUPPLIER

Rp2.070.000 − Rp1.000.000 = Rp1.070.000 ke Grosir Kado Ceria.

Setiap penerimaan membuat batch baru dengan harga modalnya sendiri. Saat dijual, stok diambil dari batch terlama lebih dulu (FIFO), sehingga laba di laporan memakai modal yang sebenarnya.

F. Pesan Bahan Baku lewat PO

Bahan baku bisa dipesan ke supplier lewat PO yang sama dengan produk jual — satu PO boleh berisi keduanya. Harga beli dan jumlah bahan ditulis dalam satuan bahan (tangkai, lembar, meter), sama seperti di Produk → Bahan Baku. Contoh: Bloomy Bucket memesan 100 tangkai Mawar Merah @ Rp4.000 ke Kebun Bunga Bandungan.

Di form Buat Purchase Order, pilih supplier lalu ketuk Tambah Item.

Di atas daftar, pilih tab Bahan Baku. Setiap bahan menampilkan harga beli sekarang per satuan, label BAHAN BAKU, dan sisa stok — angka stok berwarna merah bila sudah di bawah stok minimum.

Ketuk bahannya. Isi Harga Beli / satuan (terisi dari harga beli bahan saat ini) dan Jumlah, lalu ketuk Tambah Item. Bahan tidak punya pilihan varian atau satuan.

Ketuk Tambah N Item, lalu Submit PO seperti biasa.

Pilih Item tab Bahan Baku: 7 bahan baku, masing-masing dengan harga beli per satuan, label BAHAN BAKU, dan stok, misalnya Mawar Merah Rp4.500/tangkai stok 275 tangkai, Baby Breath Rp3.000/tangkai stok 57 tangkai, Pita Satin Rp1.500/meter — Tab Bahan Baku di sebelah Produk Jual.

Sheet Mawar Merah: Harga beli sekarang Rp4.500/tangkai · Stok 275 tangkai, Harga Beli / tangkai Rp4.000, Jumlah 100 tangkai, Subtotal Rp400.000, tombol Batal dan Tambah Item — Harga dan jumlah dalam satuan bahan — tanpa pilihan varian atau satuan.

Form Buat Purchase Order Beli Putus ke Kebun Bunga Bandungan dengan 2 item: Lampu Tumblr LED 5 pcs × Rp6.000 = Rp30.000 dan Mawar Merah berlabel BAHAN BAKU 100 tangkai × Rp4.000 = Rp400.000, Total Rp430.000, tombol Simpan Draft dan Submit PO — Satu PO boleh berisi produk jual dan bahan baku.

Saat barang datang, terima PO seperti bagian C. Baris bahan hanya meminta jumlah dan Harga Modal — tidak ada Harga Jual, No. Batch, Expired, atau nomor seri. Setelah penerimaan disimpan:

Terima Barang PO-0003: kartu Lampu Tumblr LED dengan Harga Modal, Harga Jual, No. Batch, dan Expired; kartu Mawar Merah berlabel BAHAN BAKU, Dipesan 100 tangkai, hanya kolom jumlah dan Harga Modal Rp4.000 — Baris bahan hanya meminta jumlah dan harga modal.

Stok bahanBertambah sebanyak jumlah yang diterima.

Riwayat bahanTercatat sebagai Bahan Masuk dengan keterangan Pembelian: PO-…. Nilai rupiahnya memakai harga modal penerimaan, termasuk bagian ongkir yang dibebankan ke barang.

Harga beli bahanDiperbarui mengikuti Pengaturan → Pengaturan Bisnis → Metode Update Harga Beli, sama seperti produk (lihat tabel di bawah).

HPP & porsi resepSemua produk ber-resep yang memakai bahan itu dihitung ulang: porsi yang bisa dibuat naik, dan HPP resep mengikuti harga bahan terbaru.

PembayaranSama seperti produk — Lunas, Sebagian, atau Hutang ke supplier.

ManualHarga beli bahan tidak berubah.

Harga TerakhirHarga beli bahan diganti harga penerimaan ini.

Rata-rata Tertimbang(stok lama × harga lama + jumlah masuk × harga masuk) ÷ total stok. Contoh: 335 tangkai @ Rp4.500 + 40 tangkai @ Rp4.000 → sekitar Rp4.447 per tangkai.

FIFOBahan tidak punya batch, jadi untuk bahan baku FIFO dihitung sebagai Rata-rata Tertimbang (rumus di atas). Produk jual tetap memakai FIFO per batch.

Di layar Terima Barang, baris bahan menampilkan harga beli bahan setelah penerimaan beserta metodenya, misalnya Harga beli bahan jadi Rp4.447/tangkai · Rata-rata Tertimbang.

Layar Terima Barang PO-0005 saat metode toko FIFO: Mawar Merah berlabel BAHAN BAKU, dipesan 10 tangkai, harga modal Rp5.000, subtotal Rp50.000, dengan catatan Harga beli bahan jadi Rp4.461/tangkai · Rata-rata Tertimbang (bahan tidak ber-batch, FIFO tidak berlaku) — Metode toko FIFO: 365 tangkai @ Rp4.447 + 10 tangkai @ Rp5.000 → harga bahan jadi sekitar Rp4.461.

Konsinyasi tidak bisa berisi bahan baku. Konsinyasi dibayar dari barang yang laku, sedangkan bahan baku tidak pernah dijual langsung. Tab Bahan Baku tidak muncul saat membuat konsinyasi, dan konsinyasi berisi bahan akan ditolak saat disimpan. Pesan bahan lewat Purchase Order (Beli Putus).

Pemilih item saat membuat Konsinyasi: hanya daftar produk jual (Boneka Wisuda 20 cm, Buket Artificial Mawar, Buket Baby Breath, dan seterusnya) tanpa tab Bahan Baku — Saat membuat konsinyasi, tab Bahan Baku tidak muncul.

Retur bahan ke supplier. Bahan yang rusak atau kelebihan bisa dikembalikan lewat form retur yang sama dengan produk jual.

Buka PO, lalu di Riwayat Penerimaan ketuk nota penerimaannya (misalnya GR-…). Form Koreksi / Retur Penerimaan terbuka.

Baris bahan tampil dengan label BAHAN BAKU, satuannya, dan stok bahan sekarang. Isi Qty Retur — boleh desimal, misalnya 2,5 meter. Batasnya: jumlah yang diterima di penerimaan itu dikurangi yang sudah pernah diretur.

Ketuk Proses Retur, periksa ringkasannya, lalu konfirmasi.

Form Koreksi / Retur Penerimaan untuk GR-20260914-002: Mawar Merah berlabel BAHAN BAKU, diterima 40 tangkai, bisa diretur 40 tangkai, stok bahan sekarang 375 tangkai, Qty Retur 10 dengan subtotal Rp40.000, alasan rusak, Total Retur Rp40.000 — Contoh: 10 tangkai Mawar Merah yang rusak dikembalikan dari penerimaan yang masih hutang.

Dialog Proses Retur Supplier: Retur 10 item senilai Rp40.000, hutang supplier dikurangi Rp40.000, dan penjelasan bahwa stok bahan berkurang dan tercatat di Riwayat Bahan sebagai Retur ke supplier — Ringkasan sebelum retur diproses. Nota yang masih hutang: hutangnya berkurang.

Stok bahanBerkurang sebanyak jumlah retur. Bila stok bahan sekarang lebih kecil dari jumlah retur (bahannya sudah terpakai), retur ditolak — kurangi jumlahnya dulu.

Riwayat bahanTercatat sebagai Retur Supplier dengan keterangan Retur ke supplier: RET-….

Hutang & uang kembaliNilai retur = jumlah × harga di nota penerimaan, sama seperti produk. Hutang ke supplier berkurang sebesar nilai itu; bila nota sudah lunas atau retur melebihi sisa hutang, selisihnya tercatat sebagai uang kembali dari supplier.

Harga beli bahanTidak berubah oleh retur. Porsi resep yang memakai bahan itu dihitung ulang.