Laporan keuangan menjawab untung atau rugi, seberapa besar marginnya, dan ke mana uang mengalir. Laba dihitung dari penjualan dikurangi modal barang (HPP) dan pengeluaran; arus kas menghitung uang yang benar-benar masuk dan keluar.
Laba Rugi (P&L)
Menjawab pertanyaan: dalam periode ini usaha kamu untung atau rugi, dan berapa besarnya. Penjualan dikurangi diskon, modal barang yang terjual (HPP), dan pengeluaran, sampai ketemu laba bersih.
Penjualan KotorTotal harga barang yang terjual sebelum diskon, sudah dikurangi barang yang direfund. Pajak, ongkir, dan biaya tambahan tidak termasuk.
DiskonPotongan harga ke pelanggan: diskon per transaksi ditambah diskon per item.
Penjualan BersihPenjualan Kotor dikurangi Diskon. Inilah pendapatan usaha kamu.
HPPHarga beli dari barang yang TERJUAL saja (harga beli saat terjual × jumlah dalam satuan dasar). Barang refund yang dikembalikan ke stok, HPP-nya ikut dikurangi.
Laba KotorPenjualan Bersih dikurangi HPP: untung dari jual-beli barang, belum dipotong biaya operasional. Margin Kotor = Laba Kotor ÷ Penjualan Bersih × 100%.
Biaya OperasionalSemua pengeluaran yang tercatat di menu Pengeluaran pada periode ini, termasuk pengeluaran non-tunai seperti Kerugian Stok.
Laba BersihLaba Kotor dikurangi Biaya Operasional, ditambah Pembulatan Naik dan dikurangi Pembulatan Turun. Margin Bersih = Laba Bersih ÷ Penjualan Bersih × 100%.
Kapan dipakai —
- Buka setiap akhir bulan untuk tahu hasil usaha yang sebenarnya, bukan cuma omzet. Omzet buket Rp20 juta belum tentu untung kalau modal bunga dan sewa kios ikut besar.
- Kalau Margin Kotor sehat tapi Margin Bersih tipis, yang perlu ditekan biasanya pengeluaran, bukan harga jual.
- Pajak, biaya tambahan, dan ongkir hanya ditampilkan sebagai informasi dan tidak menambah laba.
Laba bukan uang kas. Laba bisa positif padahal uang di laci tipis, misalnya karena sebagian penjualan masih berupa piutang atau uangnya dipakai belanja stok. Kerugian Stok juga memotong laba tanpa mengurangi kas. Untuk melihat uang yang benar-benar masuk dan keluar, buka Laporan Arus Kas.
Laba Rugi Bulanan
Membandingkan penjualan, profit kotor, dan profit bersih dari bulan ke bulan untuk 6, 12, atau 24 bulan terakhir, supaya naik-turunnya usaha terlihat jelas.
PenjualanPenjualan bersih per bulan: nilai barang terjual (diskon per item sudah terpotong) dikurangi diskon transaksi dan refund. Tidak termasuk pajak, ongkir, dan pembulatan.
HPP (Modal Terjual)Harga beli × jumlah barang yang terjual pada bulan itu, sudah dikurangi HPP barang refund yang dikembalikan ke stok.
Profit KotorPenjualan dikurangi HPP.
PengeluaranSemua pengeluaran yang tercatat pada bulan itu, termasuk pengeluaran non-tunai seperti Kerugian Stok.
Profit BersihProfit Kotor dikurangi Pengeluaran, ditambah/dikurangi Pembulatan — sama dengan Laba Bersih di Laporan Laba Rugi (P&L). Persentase margin di pojok kartu = Profit Bersih ÷ Penjualan × 100%.
Pembelian (info)Total Penerimaan Barang (PO) pada bulan itu. Hanya informasi dan tidak mengurangi profit; barang yang dibeli baru menjadi HPP saat terjual.
Total TransaksiJumlah transaksi penjualan dalam rentang bulan yang dipilih. Transaksi refund tidak dihitung.
Kapan dipakai —
- Bandingkan bulan yang sama antar tahun, misalnya Februari saat Valentine atau musim wisuda, untuk tahu apakah usaha tumbuh.
- Kalau batang Penjualan naik tapi Profit Bersih tidak ikut naik, cek apakah harga beli atau pengeluaran ikut membengkak.
- Ringkasan di atas adalah jumlah semua bulan yang dipilih. Rincian tiap bulan ada di kartu bawah, dimulai dari bulan terbaru.
Margin Produk
Menunjukkan produk mana yang paling menguntungkan: berapa untung dan berapa persen margin tiap produk yang terjual pada periode ini.
Total ProfitJumlah untung semua produk: Total Pendapatan dikurangi HPP. Belum dipotong pengeluaran.
Rata-rata MarginTotal Profit ÷ Total Pendapatan × 100%. Produk yang lebih laku berpengaruh lebih besar pada angka ini.
Produk DianalisisJumlah produk berbeda yang terjual bersih (setelah refund) pada periode ini. Produk bervarian dihitung satu produk.
Total PendapatanNilai penjualan semua produk setelah diskon per item, porsi diskon nota, dan refund, sebelum dikurangi HPP.
QtyJumlah terjual bersih dalam satuan dasar, misalnya 1 lusin dihitung 12.
Margin %Profit produk ÷ pendapatan produk × 100%.
Kapan dipakai —
- Top 10 Margin Tertinggi menunjukkan produk yang paling layak dipromosikan; Top 10 Profit Terbesar menunjukkan produk yang paling banyak menyumbang uang.
- Produk bermargin kecil tapi laku keras, misalnya buket mawar standar, tetap penting. Produk bermargin minus perlu dicek harga jual atau harga belinya.
- Pastikan harga beli produk terisi. Kalau kosong, HPP dianggap nol dan marginnya terlihat terlalu besar.
Profit Per Transaksi
Melihat untung dari setiap nota: berapa penjualan, modal (HPP), dan profit tiap transaksi pada periode ini.
Total PenjualanJumlah nilai barang di semua nota setelah diskon per item dan diskon nota. Nota refund ikut dihitung sebagai nilai minus. Pajak, biaya tambahan, dan ongkir tidak termasuk.
Total HPPJumlah harga beli barang yang terjual di semua nota, dikurangi HPP barang refund yang dikembalikan ke stok.
Total ProfitTotal Penjualan dikurangi Total HPP. Belum dipotong pengeluaran seperti gaji atau sewa.
Margin Rata-rataTotal Profit ÷ Total Penjualan × 100%.
Jumlah TransaksiJumlah nota penjualan pada periode ini. Nota refund tidak dihitung, tetapi tetap tampil di daftar dan tetap mengurangi total.
Profit / TransaksiTotal Profit ÷ Jumlah Transaksi: rata-rata untung dari satu nota penjualan.
Kapan dipakai —
- Urutkan dengan Profit Terendah untuk menemukan nota yang rugi, misalnya karena diskon terlalu besar atau harga beli produk belum diperbarui.
- Ketuk salah satu nota untuk membuka detail transaksinya.
- Nota bertanda REFUND tampil dengan angka minus supaya total periode tetap benar.
Arus Kas
Mencatat uang yang benar-benar masuk dan keluar menurut tanggal uangnya diterima atau dibayarkan (cash basis) — bukan menurut tanggal penjualan.
Kas MasukPenjualan tunai & non-tunai yang dibayar saat transaksi, pembayaran piutang, DP/pelunasan pesanan, top up saldo deposit tunai, tanam modal, dan penyesuaian saldo (+).
Kas KeluarPengeluaran operasional, pembayaran hutang supplier, pembelian langsung, refund, tarik saldo deposit, tarik modal/prive, dan penyesuaian saldo (−).
Arus Kas BersihKas Masuk dikurangi Kas Keluar. Surplus berarti uang bertambah, defisit berarti berkurang.
Pengeluaran non-tunaiKerugian stok dan biaya nota pembelian ditampilkan sebagai info di bawah Kas Keluar, tetapi tidak ikut dijumlah karena tidak ada uang yang keluar.
Kapan dipakai —
- Buka setiap akhir minggu untuk memastikan uang cukup untuk belanja bunga dan membayar supplier.
- Laba bisa positif sementara arus kas defisit — misalnya saat banyak penjualan bon atau baru belanja stok besar.
- Arus Kas Bersih sama dengan perubahan Saldo Toko pada periode yang sama.
Penjualan bon belum masuk Kas Masuk sampai pelanggan membayar, dan belanja yang dibayar pakai Saldo Deposit tidak dihitung lagi karena uangnya sudah masuk saat Top Up.
Pengeluaran Per Periode
Menunjukkan berapa biaya usaha yang dikeluarkan setiap hari dalam periode yang dipilih, beserta trennya.
Total PengeluaranJumlah semua pengeluaran yang dicatat di menu Pengeluaran pada periode ini, termasuk pengeluaran non-tunai seperti Kerugian Stok.
Rata-rata / HariTotal Pengeluaran ÷ jumlah hari yang ADA pengeluarannya. Hari tanpa pengeluaran tidak ikut dihitung.
Jumlah TransaksiBerapa kali pengeluaran dicatat. Satu catatan pengeluaran = satu transaksi.
Rata-rata / TransaksiTotal Pengeluaran ÷ Jumlah Transaksi.
Detail Per TanggalTotal pengeluaran dan jumlah catatan untuk setiap tanggal yang ada pengeluarannya.
Kapan dipakai —
- Cari lonjakan di grafik, lalu cek penyebabnya, misalnya belanja bunga besar menjelang hari raya.
- Grafik baru muncul kalau ada minimal 2 hari yang berisi pengeluaran; pilih periode lebih panjang bila perlu.
- Untuk tahu pengeluaran terbesar ada di pos apa, lanjutkan ke Laporan Pengeluaran Per Kategori.
Semua pengeluaran ikut dihitung, termasuk yang tidak mengeluarkan uang tunai seperti Kerugian Stok dan biaya nota pembelian yang dibayar lewat tagihan supplier. Jadi angkanya bisa lebih besar dari uang yang benar-benar keluar; lihat Laporan Arus Kas untuk uang keluar yang sebenarnya.
Pengeluaran Per Kategori
Menjawab pertanyaan: biaya usaha paling banyak habis untuk apa? Pengeluaran dikelompokkan per kategori beserta persentasenya.
Total PengeluaranJumlah semua pengeluaran pada periode ini, termasuk pengeluaran non-tunai seperti Kerugian Stok.
Jumlah KategoriBanyaknya kategori yang punya pengeluaran pada periode ini.
Total TransaksiBerapa kali pengeluaran dicatat di semua kategori.
Rata-rata / KategoriTotal Pengeluaran ÷ Jumlah Kategori.
Distribusi PengeluaranPorsi tiap kategori terhadap Total Pengeluaran. Lima kategori terbesar ditampilkan, sisanya digabung menjadi Lainnya.
Kapan dipakai —
- Fokuskan penghematan pada satu atau dua kategori teratas, misalnya sewa kios atau ongkos kirim.
- Kategori Kerugian Stok berisi nilai modal barang yang rusak, hilang, atau layu yang dicatat lewat Penyesuaian Stok. Kalau angkanya besar, cek cara penyimpanan atau jumlah belanja stok.
- Pilih kategori yang tepat setiap mencatat pengeluaran supaya pembagian ini akurat.
Pengeluaran tanpa kategori tetap masuk Total Pengeluaran, tetapi tidak muncul di daftar kategori. Karena itu jumlah persentase semua kategori bisa kurang dari 100%.