Fitur paling penting di Kasgo Bengkel. Work Order (WO) adalah Perintah Kerja Bengkel digital. Tiap servis berarti satu WO. WO mengikat customer, kendaraan, mekanik, item jasa dan sparepart, beserta statusnya: Estimasi → Aktif → Selesai. Saat WO-nya selesai, ia otomatis menjadi transaksi yang siap dibayar di Kasir, dan komisi mekaniknya dihitung otomatis.
A. Alur Status Work Order
Setiap WO melewati 3 status, yang ditampilkan di tab atas listnya.
ESTIMASI
Quotation untuk customer — belum dikerjakan.
AKTIF
Customer sudah setuju, dan servisnya sedang dikerjakan.
SELESAI
Sudah selesai, dan menjadi transaksi yang siap dibayar.
Tab Riwayat berisi WO yang sudah Selesai, sedangkan tab Semua menampilkan semua status untuk difilter manual. Search bar di atasnya mencari berdasarkan nomor WO, plat nomor, atau nama pelanggan.
B. Buat Work Order Baru — Langkah demi Langkah
01
Masuk ke Work Order.
- Dari menu utama, buka Work Order.
- Ketuk tombol + di kanan atas.
- Form Tambah Work Order terbuka.
02
Bagian Pelanggan — pilih yang terdaftar, atau isi sebagai walk-in.
- Pelanggan terdaftar — pilih dari dropdown database pelanggan; carilah dengan mengetik nama atau nomor HP-nya.
- Atau nama walk-in — kalau customer-nya belum terdaftar, ketik namanya langsung di sini. Ada HP walk-in opsional di bawahnya untuk kontak.
- Salah satunya wajib diisi — entah pelanggan terdaftar, atau nama walk-in.
03
Bagian Kendaraan, wajib.
- Pilih kendaraan dari dropdown berisi semua kendaraan, dengan hint “Plat + merk + tipe”.
- Customer baru yang kendaraannya belum terdaftar? Ketuk tombol “+ kendaraan baru” untuk menambahkannya cepat dari sini.
- KM masuk — input KM kendaraannya saat ini. Sistem menampilkan hint “KM kunjungan sebelumnya: 12.500” sebagai referensi.
04
Bagian Service Info.
- Keluhan customer — verbatim apa yang customer katakan, misalnya “Suara aneh dari depan kalau direm” atau “AC tidak dingin pas siang”.
- Diagnosis montir — hasil pemeriksaan mekanik atau SA, misalnya “Kampas rem depan tipis (1mm), perlu ganti. Cakram masih layak”. Pisahkan ia dari keluhannya supaya jelas mana keluhan asli dan mana hasil pemeriksaan.
- Service Advisor — pilih dari dropdown karyawan dengan role SA atau Keduanya. Dialah yang mendapat komisi SA.
- Estimasi selesai — date picker berisi target selesainya WO ini; ia komitmen kepada customer, misalnya “Sore ini jam 4” atau “Besok jam 10”.
- Catatan internal — untuk tim, misalnya “Customer rewel” atau “Tunggu spare-nya dari supplier besok”. Ia tidak tercetak di nota.
05
Bagian Items — Jasa dan Sparepart terpisah dalam 2 bagian.
- Bagian Jasa Service dengan tombol + Tambah Jasa, untuk menginput jasa servisnya: ganti oli, tune up, overhaul, dan lainnya.
- Bagian Sparepart dengan tombol + Tambah Sparepart, untuk barang fisik yang dipakai: oli, busi, filter, ban, dan lainnya.
- Dialog pilih produknya muncul — cari atau scroll, ketuk produknya, lalu atur qty dan harganya bila perlu di-override.
- Untuk jasa, pilih Mekanik penanggung jawab di dialognya; dialah yang mendapat komisi atas item itu.
- Ketuk Tambah, lalu itemnya masuk ke list sesuai bagiannya.
- Subtotal dan total estimasinya muncul di bawah list, dan ter-update otomatis tiap kali ada item yang ditambah atau diubah.
06
Bagian Follow-up Servis, opsional.
- Tanggal target service — kapan customer perlu kembali untuk servis berikutnya.
- Target KM service — di KM berapa servis berikutnya, misalnya 15000 setelah ganti oli.
- Ia berguna untuk reminder dan loyalty; beri tahu customer misalnya 2 minggu sebelum targetnya.
07
Simpan WO-nya.
- Ketuk Simpan sebagai Estimasi — WO-nya masuk tab Estimasi, menunggu konfirmasi customer.
- Atau ketuk Mulai Kerjakan kalau customer sudah pasti setuju, sehingga ia langsung Aktif.
- WO-nya mendapat nomor unik otomatis, misalnya WO-2026-0001.
C. Estimasi → Aktif (Customer Setuju)
01
WO berstatus Estimasi adalah quotation yang menunggu approval customer.
02
Tampilkan atau cetak estimasinya untuk customer, lewat tombol Cetak Estimasi di detail WO.
03
Customer setuju → buka detail WO-nya → ketuk Mulai Kerjakan; statusnya berubah menjadi Aktif.
04
Kalau customer hanya menyetujui sebagian, edit WO-nya, hapus item yang ditolak, simpan, lalu mulai kerjakan.
05
Kalau customer membatalkan, ketuk Batalkan di detail WO — alasannya opsional. WO-nya masuk Riwayat dengan status Batal.
Tip: untuk customer yang cepat memutuskan dan langsung setuju di depan, Estimasinya bisa dilewati dan langsung Mulai Kerjakan. Estimasi paling berguna untuk servis besar yang membutuhkan perhitungan budget customer, seperti overhaul dan body repair.
D. Aktif → Selesai (Servis Selesai)
01
Mekanik menyelesaikan pekerjaannya.
02
Buka WO yang Aktif, lalu ketuk Selesaikan WO.
03
Dialog konfirmasi muncul. Kalau ada perubahan item — misalnya sparepart yang dipakai berbeda dari estimasinya — edit WO-nya dulu sebelum mengetuk Selesaikan.
04
Statusnya berubah menjadi Selesai, dan sistem otomatis melakukan ini.
- Membuat Transaksi di Kasir dengan item dari WO-nya.
- Mengurangi stok sparepart untuk tiap item yang dipakai.
- Menambah komisi ke karyawan SA dan Mekanik yang di-assign.
- Meng-update KM Terakhir kendaraannya, kalau KM masuknya lebih tinggi dari sebelumnya.
05
Lanjut ke Kasir → Konfirmasi Pembayaran untuk memproses pembayarannya. Pilih metodenya: Tunai, Transfer, QRIS, atau Piutang kalau customer-nya fleet.
06
Cetak notanya, lalu berikan ke customer.
Penting: setelah WO-nya Selesai, itemnya tidak bisa diubah lagi. Kalau ada koreksi — misalnya customer komplain — pakai fitur Refund di Riwayat; lihat bagian Riwayat.
E. Detail WO & Aksi yang Tersedia
Ketuk card WO di listnya untuk membuka detailnya. Aksi yang tersedia bergantung pada statusnya.
EstimasiEdit WO · Cetak Estimasi · Mulai Kerjakan, yang membawanya ke Aktif · Batalkan.
AktifEdit WO · Selesaikan WO, yang membawanya ke Selesai · Batalkan.
SelesaiLihat detail · Cetak nota ulang · Refund, lewat Riwayat.
F. Best Practice WO
Selalu isi Keluhan customer secara verbatim, jangan disingkat — ia dokumentasi kalau ada dispute.
Pisahkan Diagnosis montir dari keluhannya; ini menunjukkan profesionalisme Anda kepada customer.
Untuk WO besar seperti overhaul dan body repair, selalu buat Estimasi dulu, untuk meminimalkan risiko customer terkejut oleh tagihannya.
Isi KM masuk dengan akurat — ia penting untuk reminder servis berikutnya dan statistik usia kendaraannya.
Assign mekanik per item, jangan sembarangan, supaya komisinya adil dan bisa diaudit kalau ada kasus servis yang bermasalah.
Buat estimasi selesai yang realistis. Kalau servisnya biasanya 4 jam, jangan menjanjikan 2 jam ke customer; kalau ternyata selesai lebih cepat, customer justru senang.